Es gibt nicht viele Tools, die ich von Tag 1 an in meiner Toolbox empfehle. Einfach, weil es den meisten early stage Start-ups an Budget fehlt. Zwei Tools mit denen ich aber immer schon von Tag 1 gearbeitet habe ist zum einen das Reisekosten-tool Circula und das Digitale Rechnungsmanagement-tool GetMyInvoices.
Von GetMyInvoices gibt es heute einen Gastbeitrag und warum digitales Rechnungsmanagement von Anfang an unabdinglich sind. Ich unterstütze dies zu 100%, denn ohne sauber Buchhaltung ist es nicht möglich Reports, Analysen oder Auswertungen zu erstellen und somit nur bedingt möglich das Schiff namens Start-up zu steuern. Also los geht und happy reading:
Kunden akquirieren, Geschäftsabläufe gestalten, Fachkräfte finden, Wachstum generieren – als Gründer oder Entscheider eines Start-ups stehst du vor vielfältigen Aufgaben. Zeit, um die Buchführung intensiv vorzubereiten, bleibt dir meist nicht. Das kann fatale Folgen haben. Diese lassen sich mithilfe von Rechnungsmanagement-Lösungen jedoch vermeiden.
GetMyInvoices zum Beispiel erledigt die vorbereitende Buchführung nach einmaliger Konfiguration fast ohne manuellen Aufwand. Du kannst dich entspannt zurücklehnen, denn du hast folgende zehn Trümpfe in der Hand:
1. Automatischer Import von Belegen und Dokumenten
GetMyInvoices trägt sämtliche Rechnungen, die du auf unterschiedlichen Wegen erhältst, zusammen, und zwar aus mehr als 10.000 Online-Portalen, E-Mail-Postfächern und Drittlösungen. Die Spanne reicht von der Internet- über die Stromrechnung bis hin zu Rechnungen von Lieferanten. Sogar Kontoauszüge und Ausgangsrechnungen, beispielsweise aus Shopsystemen, gehören dazu. Du musst lediglich die Zugangsdaten hinterlegen und das Abrufintervall definieren bzw. die jeweilige Konfiguration vornehmen. Anschließend brauchst du dich nie wieder manuell in einzelne Accounts einzuloggen, um mühsam Rechnungen zu suchen und herunterzuladen.
2. Bequemes Scannen per App
Quittungen, die du zum Beispiel nach dem Tanken oder von der Post erhältst, kannst du direkt am Ort ihres Entstehens per Smartphone-App erfassen. Damit gehören zerknüllte und verlorene Belege der Vergangenheit an.
3. Künstliche Intelligenz (KI) liest Informationen aus
Selbstlernende KI extrahiert Rechnungsdaten wie Datum, Absender, Betrag und Umsatzsteuer. Damit die Erkennungsrate im Laufe der Zeit immer höher wird, kannst du die KI trainieren. Sie berücksichtigt deine Korrekturen dann in der Zukunft, was dir das lästige Abtippen von Informationen zunehmend erspart.
4. Übersichtliche Organisation
Alle Dokumente werden an einem zentralen Ort gespeichert. Über ein intuitiv nutzbares Backend kannst du sie verwalten. Du hast die Möglichkeit, eigene Tags zu vergeben und die Belege nach Datum und/oder Lieferanten sowie weiteren Kriterien zu sortieren. Das erlaubt dir einfaches, schnelles Wiederauffinden.
5. Bezahlen ohne Umweg
Du musst eine Rechnung begleichen oder die Auslagen auf einem Beleg erstatten? Dann kannst du das direkt aus GetMyInvoices heraus erledigen.
6. Kontotransaktionen zuordnen
Verbinde einfach deine Bankkonten mit der Rechnungsmanagement-Software! Sie ruft automatisch alle Transaktionen ab und schlägt Dokumente zur Zuordnung vor. Wenn du diese bestätigst, werden die jeweiligen Belege als bezahlt gekennzeichnet – inklusive Zahldatum.
7. Dokumente automatisch in andere Anwendungen übertragen
Die Buchhaltung oder der Steuerberater benötigt die Belege? GetMyInvoices hat auch hier ein Ass im Ärmel und leitet sie in die definierte Buchhaltungssoftware oder in die Lösung des Steuerberaters weiter. Darüber hinaus gibt es Schnittstellen zu Dokumentenmanagementsystemen, CRM-Lösungen und vielem mehr. Deine Belege gelangen innerhalb kürzester Zeit automatisch dorthin, wo sie benötigt werden.
8. Unterstützung von Rechnungsfreigabe-Workflows
Je nach deinem Bedarf kannst du hier auf verschiedene Varianten zurückgreifen. Zum einen gibt es standardisierte Workflows, die typische Abläufe in Unternehmen beinhalten und individuell anpassbar sind. Du wählst zum Beispiel aus, ob eine oder mehrere Personen in den Workflow involviert sind bzw. eine Fachabteilung einbezogen werden soll. Anschließend definierst du die Mitarbeiter, die in ihrem Dashboard die zu prüfenden, freizugebenden oder zu bezahlenden Rechnungen aufgelistet sehen sollen. Intelligente Funktionen bilden individuelle Prozesse ab, etwa das Versehen von Rechnungen mit Prioritäten. Eine Stellvertreterfunktion sorgt dafür, dass Belege auch dann bearbeitet werden, wenn ein Mitarbeiter krank oder im Urlaub ist. Nicht zuletzt kannst du Rechnungen, die einen bestimmten Betrag überschreiten, von einer speziellen Person, etwa dem Geschäftsführer, freigeben lassen. Benötigst du besonders viele individuelle Funktionen, kannst du Workflows über den Expertenmodus komplett selbst konfigurieren.
9. Alles in der Cloud
Damit gehen große Vorteile einher. Zum einen ist die Lösung ohne Installation sofort einsatzbereit und du musst dich nicht um die Wartung kümmern. Zum anderen gewährt sie orts-, geräte- sowie zeitunabhängigen Zugriff. Das bedeutet: Du und deine Mitarbeiter haben jederzeit von überall und jedem Endgerät Zugriff auf die Belege. Dies ermöglicht es dir im Fall des Falles sogar, die Dokumente für einen Betriebsprüfer freizugeben. Eventuell erspart dir das den Besuch des Finanzbeamten im Haus.
10. Auswertungen per Mausklick
Du möchtest wissen, welche Posten offen sind, wo deine größten Ausgaben und Einnahmenquellen liegen? Dann lass dir diese Informationen einfach per Mausklick anzeigen!
Fazit: Mit einem digitalen Rechnungsmanagement hast du gute Karten für dein Business. Du ersparst dir lästige Arbeit, beschleunigst damit deine Abläufe um ein Vielfaches und verbesserst die Bearbeitungsqualität deutlich. Das schlägt sich in deinem Geschäftserfolg nieder. Denn du kannst dich nun ganz auf dein Kerngeschäft konzentrieren und hast zugleich automatisch immer den nötigen Überblick über deine Finanzen. Dies eröffnet dir vielfältige Handlungsspielräume – von Anfang an.
