By Jana Ludwig-Martyushev and Circula – Apr 6, 2022
In allen Unternehmen, in denen ich in den letzten 13 Jahren gearbeitet habe, egal ob es sich um ein Start-up, ein mittelgroßes Unternehmen oder einen Konzern handelte, gab es immer wieder Probleme mit den Reisekosten. Das lag größtenteils an veralteten Prozessen, keiner klaren Kommunikation und schlecht aufgesetzten Reisekostenrichtlinien. Die meisten Early Stage Start-ups haben nur wenig Geld, um sich allerlei Tools anzuschaffen, und meiner Meinung nach braucht es am Anfang auch nur sehr wenige Softwarelösungen, um erfolgreich zu starten. Es ist viel wichtiger, saubere Prozesse und eine lückenlose Buchhaltungshygiene aufzusetzen als in teure Software zu investieren. Einer der wenigen Tools, die ein Startup dennoch braucht, ist ein Reisekosten-Tool.
Die traditionelle Reisekostenabrechnung bedeutet Zeitverlust
Ohne die Implementierung einer Reisekosten-Software ist die Erstellung der Reisekostenabrechnung für alle Beteiligten mit einem hohen bürokratischen Aufwand verbunden. Kommt es dann noch zu einigen Nachfragen seitens der Mitarbeiter:innen oder entsteht ein plötzlichen Fehler in der Buchhaltung, kann der Abrechnungsprozess schnell viele Stunden nach sich ziehen Zeit, die ein Startup einfach nicht hat. Aber warum sind die Prozesse bei der traditionellen Reisekostenabrechnung derartig ineffizient? Um diese Frage zu beantworten lohnt es sich einen Blick auf die typischen Aufgaben eines Unternehmens zu werfen, welches ohne die Hilfe einer Reisekosten-Software auskommen muss:
- Die Reisedaten werden in Excel erfasst und ausgedruckt
- Sämtliche Belege der Reisenden müssen gesammelt und korrekt zugeordnet werden
- Belege werden abgeheftet und an die Reisekostenstelle oder an den externen Dienstleister geschickt
- Die Belege müssen händisch auf Konformität der Reiserichtlinie und steuerlichen Anforderungen geprüft werden
- Alle genutzten Kreditkarten der Mitarbeiter:innen müssen von Hand zugeordnet werden
- Korrekte Steuersätze und eventuelle Pauschalen müssen selbst recherchiert werden
Diese Prozesse erfüllen zwar im Allgemeinen ihren Zweck, benötigen aber viele Ressourcen und verschlingen noch mehr Arbeitszeit, die Angestellte für wichtigere Aufgaben verwenden können. Mitarbeitende in der Buchhaltung benötigen mit der richtigen Software nur noch einen Bruchteil der Zeit für die Weiterverarbeitung von Reisebuchungen, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt.
Diese Vorteile bietet eine Reisekosten-Software
Mit einer Reisekostenabrechnungs-Software können Startups ihre Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungskosten und Reisenebenkosten abrechnen. Das Angebot an Reisekosten-Anwendungen ist aber sehr groß, daher ist es nicht immer leicht zu erkennen, wo die genauen Unterschiede liegen. Daher ist es wichtig, dass sich Unternehmen unbedingt Zeit nehmen, um die Funktionen und die Eignung für ihr Unternehmen prüfen.
Einer der größten Vorteile von Reisekosten-Apps sind:
- Änderungen an eingereichten Reisekosten sind stets nachvollziehbar
- Vermeidung von Fehlern bei der Übertragung
- Einfache Handhabung unterstützt Einhaltung der Fristen
- Revisionssichere Speicherung der Belege
- Integriertes Genehmigungsverfahren
- Erhebliches Zeitersparnis bei der Erstellung der Reisekostenabrechnung
- Schnellere Auszahlung der Spesen sorgen für zufriedenere Mitarbeiter:innen
Des Weiteren bieten Reisekosten-Apps handfeste wirtschaftliche Vorteile im Vergleich zur traditionellen Buchhaltung. Gleichzeitig hilft der enormen Zeitgewinn den Angestellten sich wichtigeren Aufgaben widmen, um das Unternehmen im Wettbewerb nach vorne zu bringen.
Merkmale einer guten Reisekosten-Software
Egal für welches Tool sich schlussendlich entschieden wird, eine 100-Prozentige Erfolgsgarantie gibt nicht. Dennoch gibt es einige Merkmale, die eine gute Reisekosten-Software von einer schlechten unterscheiden:
1. Belegersetzend und mobil:
Für Mitarbeiter:innen reduziert sich der Aufwand für ihre Reisekosten- und Spesenabrechnung spürbar, wenn mithilfe einer mobilen App Quittungen bereits während der Reise einscannt werden können und sich Belege mit wenigen Klicks zur Abrechnung hinzufügen lassen. Wird eine GoBD-konforme App genutzt und erfüllt der Belegscan die rechtlichen Anforderungen, muss das physische Dokument nicht einmal aufgehoben werden.
2. Schnittstellen kompatibel für zusätzliche Effizienz:
Die Reisekosten-Software sollte genügend Schnittstellen aufzeigen und sich mit weiteren Finanzanwendungen problemlos integrieren lassen. Insbesondere Unternehmen, die DATEV Unternehmen Online nutzen, sollten sich vergewissern, dass die Software eine Anbindung unterstützt. Zusätzlich sollte die Anwendung die Erstellung von Reisekostenrichtlinien erlauben. Mit diesen können individuelle Regelungen und Budgets auf Abteilungs- und Einzelebene festgelegt werden.
3. Revisionssicher und Datenschutzkonform:
Nicht jede Reisekosten-Software erfüllt die strengen Regularien der GoBD und DSGVO an Nachvollziehbarkeit und unveränderliche Archivierung. Das ist ziemlich problematisch, denn ohne die Zertifizierung ist die Anwendung für deutsche Unternehmen praktisch wertlos. Deshalb sollte stets darauf geachtet werden, ob die Reisekostenabrechnungs-Software alle Anforderung erfüllt um in keine rechtlichen Schwierigkeiten zu geraten.
4. Ein hohes Maß an Benutzerfreundlichkeit:
Die beste Reisekosten-App, bringt rein gar nichts, wenn sie von den Beschäftigten nicht genutzt wird. Beschweren sich die Beschäftigten über die hakelige Benutzeroberfläche oder haben sie Schwierigkeiten sich zurechtzufinden, dann werden auch die Abläufe langsamer und das einstige Potenzial der Reisekosten-Software verschwindet fast gänzlich. Damit Unternehmen nicht erst in diese problematische Situation gelangen, sollten sie die Anwendung erst einmal testen. Jeder seriöse Anbieter wird einen kostenlosen Testzugang anbieten können. Unternehmen können in diesem Zeitraum die Anwendung kennenlernen und gemeinsam entscheiden, ob die Software den gewünschten Ansprüchen auch gerecht wird.
5. Automatisiert von der Einreichung bis zum Export
Eine Reisekosten-Software entfaltet erst ihr vollständiges Potenzial, wenn sie selbstständig arbeitet und somit den Reisenden und der Finanzabteilung die Arbeit abnimmt. Dazu zählen z. B. das eigenständige Extrahieren von Belegdaten oder das automatische Anlegen von Buchungen. Doch auch Features wie die Identifizierung von Rechnungsduplikaten kann die Arbeit enorm erleichtern. Eine gute Reisekosten-Software bietet eine Handvoll von verschiedenen Automatismen, die für eine Erstellung einer Reisekostenabrechnung nur wenige Sekunden brauchen.
Fazit
Junge Unternehmen sollten von Beginn an prüfen, für welche Prozesse sich eine Software-Lösung eignet. Für die Reisekostenabrechnung ist ein gutes Tool in jedem Fall zu empfehlen. Manche Lösung ist allerdings nicht wirklich benutzerfreundlich und verkompliziert dadurch sogar noch den Abrechnungsprozess. Anders sieht es da bei dem Reisekosten-Tool von Circula aus. Die Software erfüllt alle fünf aufgezeigten Merkmale einer guten Reisekosten-Software mit Bravour und geht sogar einen Schritt weiter. Noch nie war das Einreichen von Belegen und das Erstellen einer Reisekostenabrechnung derart einfach. Alles geschieht in wenigen Klicks, egal ob auf dem Smartphone oder installationsfrei am PC. Deshalb meine Empfehlung an alle Startups: Macht Schluss mit der traditionellen Buchhaltung und setzt auf Circulas Lösung, wenn ihr wirklich Zeit und Geld sparen wollt!
Jana ist Erbsenzählerin by heart, Börseninteressierte und Weltverbesserin. Ihre Mission ist es Start-ups mit grandiosen Ideen davor zu bewahren zu scheitern. Viele Start-ups schaffen es nicht über die ersten 3 Jahre hinaus und einer der gravierendsten Gründe ist das Interesse bzw. das Wissen an und über Finanzen. Das möchte Jana ändern. Sie arbeitet als Finance Coach für Start-ups und hat eine Toolbox entwickelt, die jungen Unternehmen hilft in 10 einfachen Schritten ihre Finanzprozesse in den Griff zu bekommen.
Circula ist der ideale Partner für Ihre Mitarbeiterauslagen. Mithilfe der Reisekosten App von Circula lassen sich alle Ausgaben von Mitarbeitern einfach abrechnen – Pauschalbeträge, Barauslagen, Fahrtkosten und Auslagen.
Jana Ludwig-Martyushev ist Gründerin von Start Finance Now, einem Finanzcoaching für Frauen und Start-ups.
