1. Ein Locher : Kauft Dir einen Locher 😉 Ganz Papierlos wird es wahrscheinlich nicht und es gibt Dokumente, die müssen aufbewahrt werden. Ein paar Ordner, ein paar Trenneinlagen und ein Locher bringen Ordnung in Papierberge. Tägliches oder mindestens wöchentliches Ablegen nicht vergessen. Achtung in einigen Ländern gibt es Aufbewahrungsfristen (Deutschland: https://aufbewahrungsfristen.org/). Das gilt auch für Rechnungen, die via Email reinkommen. Hier sollte ein Archiv erstellt werden, das nicht gelöscht werden kann. Glaub mir, ein Locher ist ein guter Start
2. Das richtige Team: Welches Profil benötige ich als erstes im Finance Team? Brauche ich direkt einen Buchhalter? Ich empfehle Dir die Buchhaltung erstmal dem Steuerberater zu überlassen. Fokussiere Dich auf Deine Idee und den Aufbau Deines Business. Wenn Du selbst als Gründer Finance Know-How hast, kannst Du Dir erstmal nur eine verlässliche Kraft für die Vorbuchhaltung und andere administrative Tätigkeiten suchen. Eventuell kann der/die Office Managerin die Vorbuchhaltung mitmachen, allerdings fehlt hier meiner Erfahrung nach, oft das Zahlenverständnis. Ich empfehle direkt einen Finance Allrounder einzustellen, der Dir bei Belegen und jeglichen Finanzthemen den Rücken freihält und sich um Verträge, Bestellungen, Controlling Set-Up, Auswertungen und die Kommunikation mit dem Steuerberater kümmert.
3. Der passende Steuerberater: Für mich eine der wichtigsten (und auch schwierigsten) Aufgaben. Ein guter Steuerberater wird Dir einiges an Kopfschmerzen ersparen. Es ist wichtig, dass Du mit ihm digital arbeiten kannst. Leider gibt es davon noch relativ wenige Exemplare. Ein Muss ist, dass alle Belege nur digital an ihn übermittelt werden. Vorbuchhaltung wird direkt in der Cloud. Prüfe auch ob der Steuerberater sich mit Reisekosten-Tools und Vorbuchhaltungstools, die Schnittstellen in Buchhaltersoftware haben, auskennt. Dein Steuerberater sollte Dir helfen, alles so automatisiert wie möglich einzurichten und Dich nicht bitten ihm tonnenschwere Ordner mit Papieren zu schicken.
4. Kontenplan und Guideline: Dein Steuerberater wird Dich bei der Auswahl des Kontenplans unterstützen. Es gibt verschiedene Kontenrahmen, die vorgegeben sind. Hier gilt es einen auszuwählen. Du musst nicht alle Konten davon nutzen. Wenn Dein Business noch ganz am Anfang steht, empfehle ich Dir es so unkompliziert wie möglich zu halten. Der Kontenplan sollte auf Deine Finanzstruktur abgestimmt sein und Dir helfen, Einnahmen und Ausgaben zu überwachen und zu verstehen. Vereinbare mit dem Steuerberater den Kontenrahmen nicht unnötig aufzublähen. In meiner Toolbox zeige ich Dir ein Beispiel wie ein einfacher Kontenplan aussehen könnte. Es macht auch Sinn etwas Zeit in eine Accounting Guideline zu investieren. Es sollte klar sein, was auf die jeweiligen Konten gebucht wird und was nicht. Das vereinfacht die Vorbuchhaltung und erlaubt es dir mit klaren Vorgaben verlässlichere Auswertungen zu erhalten. Je schneller Dein Unternehmen wächst, desto geringer das Chaos auf den Buchhaltungskonten, wenn Du direkt am Anfang ein wenig Zeit in Guidelines und klare Strukturen investierst. Auch hier stelle ich Dir eine Beispiel Guideline zur Verfügung, an der Du dich orientieren kannst.
5. Rechnungseingangsbuch und Approval-Prozess – keine Buchung ohne Beleg: Es ist wichtig einen Überblick über alle eingehenden Rechnungen zu haben. Sei es für die Lieferanten, die Nachfragen warum diese oder jene Rechnung nicht bezahlt wurde. Sei es für interne Fragestellungen oder für die Cash-Planung. Es ist mühsam und zeitaufwendig jedes Mal den Steuerberater zu fragen. Für die Zeit reicht meiner Erfahrung nach ein einfaches Excelsheet. Hier trägst Du ein: Rechnungsdatum, Lieferant, kurze Beschreibung wofür die Rechnung war, Zahlungsdatum, Zahlungsmethode, ob und von wem sie genehmigt wurde und Konto + Kostenstelle. Template in meiner Toolbox. Ich verspreche Euch, sobald Ihr mehr als 10 Rechnungen pro Woche bekommt, erspart Euch diese Liste einiges an Kopfschmerzen. Wie kann ich sicher gehen, dass Rechnungen nicht verloren gehen? Lege Dir eine invoice@….Adresse an. Die meisten Rechnungen kommen wahrscheinlich sowieso via Email. Im Postfach legst Du Dir ein paar Ordner an, z.B. to-do, approved, open, etc. Ausführlicheres Beispiel auch in einem Video in meiner Toolbox. Je organisierter Du bist, desto weniger graue Haare wachsen Dir zum Jahresende, wenn es Zeit für die Steuererklärung und den Jahresabschluss ist. Alle oben genannten Beispiele sind super easy und kostenlos umzusetzen.
6. Die richtigen Tools dazu kaufen: Irgendwann kommst Du vielleicht an den Punkt wo Dir Excel nicht mehr ausreicht. Es gibt viele gute Anbieter auf dem Markt, aber auch viel Unsinn. Wenn Du Tools implementieren möchtest, sprich mit Deinem Steuerberater. Es ist wichtig, dass die Schnittstellen zum Buchungssystem vorhanden sind. Sonst nutzt Dir dieser Schritt überhaupt nichts. Es gibt viele Tools, die Dir helfen z.B. Rechnungen zu sammeln, für den Einkauf, Reiskosten, Budgetplanung, Vorbuchhaltung, usw. Triff keine voreiligen Entscheidungen. Schaue Dir mehrere Lösungswege an, sprich mit anderen Abteilungen, die auch mit den Tools arbeiten sollen, um ihr Buy-in zu bekommen. Stellt Euch die richtigen Fragen und was genau gelöst werden soll. Gerne evaluiere ich gemeinsam mit Dir Eure Prozesse an und berate Dich hierzu. Kontakt.
7. Monatsabschluss und Checkliste: Egal, ob Du schon an Investoren reportest oder nicht, setz Dir einen festen Termin mit dem Steuerberater und mache einen kleinen Monatsabschluss. Als Gründer brauchst Du regelmäßige Reports und Auswertungen, um Dein Unternehmen zu steuern und die richtigen Entscheidungen zu treffen. Hier ist ein monatlicher Abschluss unabdingbar. Es verschafft Dir die notwendige Datenbasis und hilft zu verstehen wieviel Geld ihr im Monat verbrennt und wofür. In meiner Toolbox habe ich hierfür eine Checkliste, die monatlich von Dir oder Deinem Finanzteam abgehakt werden sollte, um nichts vergessen. Ein sauberer Monatsabschluss lässt Dich besser schlafen und Du hast jederzeit die Transparenz, die Du brauchst. Es muss keine Wissenschaft sein, aber die Basics sollten immer gecheckt werden. Außerdem hast Du es dann beim Jahresabschluss leichter und musst nicht kurz vor Frist auf Belegsuche gehen. Das kostet unnötig Nerven.
8. Managing Cash Das, woran es den meisten Start-Ups mangelt, sind nicht Ideen, sondern Geld. Umso wichtiger ist es, exakt zu wissen, wann Dein letzter Cent verbraucht sein wird und das bitte nicht erst eine Woche vorher. Eine langfristige Cash-Planung wird Dir den Hintern retten. Ein Fundraising ist nicht in 2 Wochen geplant, deshalb musst Du mindestens 6-12 Monate vorher wissen wo die Reise hingeht bzw. wie lange Dein Cash noch ausreicht, um alle fixen Kosten zu decken. Setz Dir ein einfaches Cash-Reporting auf. Dieses beinhaltet die tatsächlichen monatlichen Zuflüsse (Bankeinzahlungen) und Abflüsse plus Deinen Cash Forecast, der dann wöchentlich oder monatlich im Cashreporting angepasst wird. Mit welchen Abflüssen rechnest Du? Denk auch an Steuerzahlungen, wie Lohnsteuer oder Umsatzsteuer. Welche Kundenzahlungen sind geplant? Check bitte in diesem Zuge ob ihr Zahlungsziele bei Lieferanten ausschöpft und ob eure Kunden pünktlich zahlen. Die höchsten Umsätze nutzen Dir nichts, wenn kein Geld fließt. Der Cash Forecast ist nicht zu verwechseln mit Deinem Business Plan/ Budget. Mehr dazu im Tutorial in meiner Toolbox.
9. Reporting und KPIs: Setz Dir Reporting Deadlines. Egal, ob für Investoren oder Founder Team, ein regelmäßiges Reporting zu haben ist super wichtig. Das muss keine fancy Powerpoint Präsentation sein. Es kann nur eine E-Mail mit Highlights und Lowlights sein, oder eine simple Exceltabelle, die Deine Planung vs. Actuals enthält oder was auch immer Du für sinnvoll erachtest. Wichtig sind die KPIs und Ziele, die Ihr Euch setzt und regelmäßig trackt. Das können sein: Kundenanzahl, Recurring Revenue, Burn Rate, Runway, Kosten, etc. Dabei solltet Ihr darauf achten nicht irgendwelche Kennzahlen zu reporten, sondern die, die Euer Business steuern. Solche die entscheiden, ob Dein Business überlebt und wenn ja, wie lange.
10. Kostenfresser: Ja, Ablage ist uninteressant, aber je schneller Ihr skaliert und je größer die Fluktuation desto unübersichtlicher wird der Admin-Bereich. Oft können z.B. Lizenzen schnell zu versteckten Kosten werden, wenn es dazu keine Übersicht gibt (User, Laufzeit, Vertragsdauer). Achte darauf den Admin-Zugang zur Verwaltung der Lizenzen nicht zu verlieren, weil jemand mit der E-Mail-Adresse die Firma bereits verlassen hat. Im Nachhinein daran zu kommen ist sehr zeitaufwendig. Fang bereits bei der ersten gekauften Lizenz an alles in einer Liste pflegen. Hauptsache Du und alle relevanten Mitarbeiter können die Übersicht schnell finden. Ein Exceltemplate dazu findest Du in meiner Toolbox. Das Gleiche gilt für jegliche Art von Verträgen. Weitere Kostenfresser sind sämtliche Infrastruktur-Verträge, z.B.: Telefon, Internet, Energie, Versicherungen etc. Nach 2 Jahren weiß niemand wer da was, wann eigentlich abgeschlossen hat. Das für alle Bereiche: Sales, Lieferanten, Lizenzen, Büro Services – Mit etwas Planung und Disziplin hast Du immer und jederzeit die volle Kostenkontrolle.
Natürlich sind die oben genannten Punkte nicht vollständig und decken die Basics ab. Gerne unterstütze ich Dich noch tiefer in der Prozessoptimierung. Schau hierzu auch mal in meine Toolbox. Hier decke ich alle Einsteigerthemen komplett ab. In 10 kurzen Videos und mit Vorlagen für einen unkomplizierten Einstieg in das geordnete Start-up Leben und knackige Prozesse.
