Die Top 10 Audit Tipps für Start-Ups

Wie der Wirecard Skandal die Jahresabschluss Audits verändert hat, und warum Start-Ups jetzt noch mehr auf ihre Finanzprozesse achten müssen.

Spätestens nach der ersten großen Finanzierungrunde (normalerweise die Series A), wird es dazu kommen, dass Investoren einen auditierten Jahresabschluss einfordern. Meist wird das während der Kapitalerhöhung sogar schon im Shareholders Agreement vereinbart, dass innerhalb einer gewissen Zeitspanne ein auditierter Bericht vorliegen muss.

Audits machen eigentlich nie Spaß und gerade, wenn man seine Prozesse noch nicht zu 100% im Griff hat, sinkt der Fun Faktor um ein weiteres Level. Start-Ups standen immer unter einem gewissen Welpenschutz, aber dank Markus Braun ist das nun vorbei.

Dieses Jahr fand mein erstes Audit nach Aufdecken des Wirecard Skandals statt. Was soll ich sagen – der Schmerz war nie größer. Man kann die Angst bei den Wirtschaftsprüfern förmlich riechen. Es wird alles doppelt und dreifach gedreht und gewendet. Alles durchleuchtet und geprüft. Sogar die Stromabschlagsrechnungen standen auf der Liste. Geldwäsche versteckt hinter EON Rechnungen, man weiß ja nie…Themen, die die letzten Jahre nie von Interesse waren, werden jetzt hinterfragt. Aus 2 Wochen Audit wurden somit 2 Monate. Für ein Start-up mit ca. 1 Mio Euro Umsatz im Jahr und ca. 300 Belegen im Monat!!! Der Zeitaufwand für mein 2-köpfiges Team war immens. Von den Kosten, die uns für das Audit in Rechnung gestellt wurden, möchte ich gar nicht sprechen.

Es hat sich gezeigt, dass es nicht reicht, strukturierte Finanzprozesse zu haben. Die ganze Firma steht unter Beschuss und die Prozesse müssen unternehmensweit passen. Ob das verhältnismäßig für einen jungen Unternehmer ist, welcher eine wahnsinnig gute Idee hat und diese einfach nur auf den Markt bringen will, lässt sich bestreiten. Gerade in der Anfangsphase will (und sollte man) den Fokus auf sein Produkt legen. Dennoch hat man keine Wahl. Wer ein Audit machen muss, sollte gut vorbereitet sein, um Geld und Nerven einzusparen. Hier meine Lessons Learned aus den letzten Wochen und die m.E. wichtigsten Punkte für Dein erfolgreiches Jahresabschlussaudit:

1. Belege, Belege, Belege – Keine Buchung ohne Beleg. Denn ist die Belegfunktion in Eurer Buchhaltung nicht erfüllt, stellt dies ein unmittelbares Prüfungshemmnis dar. Wie ihr keinen Beleg verliert und Ordnung in Eure Belege bekommt, erzähle ich Euch in meiner Toolbox oder gerne persönlich in einem meiner Workshops.

2. Eingangsrechnungen und Approval Prozess. Alle Eingangsrechnungen müssen vom Kostenstellen/Budget Owner genehmigt werden, bevor sie gezahlt werden. Keine Zahlung ohne schriftliches Approval. Es reicht nicht mündlich oder ein Einfaches „bitte bezahlen“. Wenn Ihr kein ERP System habt (wovon ich ausgehe) muss in der E-Mail zumindest „Approved“ oder „genehmigt“ stehen. Freigabeberechtigungen müssen natürlich dokumentiert sein. Auch bei den Zahlungen muss das 4-Augen Prinzip eingehalten werden. In meinem letzten Audit wurde eine sehr große Stichprobe gezogen und es mussten folgende Sachen vorgelegt werden: Eingangsrechnungen, Die Emailkette an/vom Approver, den Buchungsbeleg aus der Accounting Software und ein Screenshot der Ausgangszahlung. Die Buchhaltung war begeistert 😉 Wie ihr einen Easy Rechnungseingangsprozess ohne extra Tools aufbaut und am besten eine Shared-Invoice Emailbox strukturiert, erzähle ich Euch in meiner Toolbox.

3. Accounting Guidelines: Hier werde ich oft belächelt, Accounting Guidelines in einem Start-Up…das ist aber too much, oder? Aber auch danach wurden wir dieses Jahr gefragt. Gibt es dokumentierte Arbeitsanweisungen, womit der Buchhalter arbeitet? Wo habt Ihr diese aufgeschrieben und dokumentiert? Wie überprüfst Du, dass nach diesen auch gebucht wird. Meine Empfehlung: Investiert die Zeit in eine leicht verdauliche Guideline. Es hilft Euch selbst auch im Verlauf des Jahres, für immer wiederkehrende Buchungen und auch für Buchungen, die vielleicht nur einmal im Jahr getätigt werden. Templates gibt es…genau, auch in der Toolbox.

4. Bilanzierungsmemos – Bei der Frage ob es zu den wesentlichen Verträgen Bilanzierungsmemos bzw. eine Darstellung, wie diese bilanziell gewürdigt werden, gibt, musste ich passen. Insbesondere zu Verträgen wie Finanzierungs-, Darlehens-, Intercompany-Verträgen. Darauf war ich nicht vorbereitet, werde ich aber aufarbeiten, um einfach keine Zeit im nächsten Jahr zu verlieren. Hier hilft ein gutes Contract Management. Von der Dringlichkeit über eine gute Übersicht seiner Verträge zu haben, spreche ich wiederholend auch in meiner Toolbox. Entweder in Excel oder in einem separaten Tool. Hier könntet ihr dann auch gleich die Bilanzierungsmemos mit hinterlegen. Ist jetzt zumindest meine Strategie.

5. Die Frage nach der richtigen Umsatzstellung: Das war dieses Jahr mein größter Bauchschmerz. Gerade für Firmen, die Projektarbeit machen, Service und Beratung oder Implementierungsleistungen erbringen, ein brisantes Thema. Gehört der Umsatz in dieses Jahr oder doch in das Nächste? Das Stichwort hier sind Werk- oder Dienstverträge. Jeder einzelne Kundenvertrag wurde von den Auditoren geprüft und in diese 2 Kategorien eingeordnet. Kurz gesagt: Bei einem Werkvertrag wird das Ergebnis vom Kunden gezahlt. Egal wieviel Zeit von Euch als Firma investiert wurde. Also macht Ihr einen Piloten oder ein Proof of Concept und vereinbart vertraglich vorab das mit Abschluss dessen das Projekt abgeschlossen ist, darf der Umsatz erst gestellt werden, wenn das Projekt mit beidseitigem Einverständnis abgeschlossen ist. Hat z.B. der gesamte Projektaufwand in 2020 stattgefunden, die Abschlusspräsentation aber erst am 5.1.2021, darf der Umsatz erst in 2021 gestellt werden. Bei einem Dienstvertrag geht es um die Arbeitszeit, egal wie das Ergebnis auszieht. Also alles was Time On Material ist. Fazit: Checkt bitte Eure Verträge, sind diese eindeutig und habt Ihr Eure Umsätze entsprechend gelegt?

6. Produktentwicklung meets Timetracking: Ich kenne nicht viele Start-Ups, deren Mitarbeiter die Zeit tracken, die sie an Projekten oder am Produkt gearbeitet haben. Oft ist das von den Gründern nicht gewollt, um das Start-up Feeling nicht zu ruinieren. Verständlicherweise. Aber hey, wenn ihr ein Produkt entwickelt und am Ende des Jahres die Eigenleistung in den immateriellen Vermögensgegenständen aktivieren wollt, ist das unabdinglich. In den letzten Jahren hatte ich nie ein Problem, dass auf einfachere Art und Weise zu belegen. Diese Zeiten sind nun aber auch vorbei. Es müssen die Stunden dargelegt werden, wann an Produkt und wann an Projekten gearbeitet wurde. Auch eine genaue Beschreibung über die verschiedenen Releases braucht ihr. Damit beweist Ihr, dass das Produkt wirklich das Wert ist, was ihr aktiviert habt und auch an Wert zulegt.

7. Leistungsnachweise bei Umsatzstellung: Das Time-tracking braucht Ihr auch für die Leistungsnachweise beim Kunden, wenn Ihr einen Dienstvertrag mit den Kunden habt. Diesen Leistungsnachweis solltet Ihr, in komprimierter Form, dann auch an die Rechnung anhängen. Im besten Fall wird dieser vom Kunden bestätigt, bevor die Rechnung gestellt wird. In Stichproben wurden vom Wirtschaftsprüfer die folgenden Punkte gecheckt: Kundenauftrag / Kundenanfrage, Auftrag / Bestellung des Kunden, Vertrag, Liefer- / Leistungsnachweis, Rechnung, Zahlungseingang (Bankauszug). Zu Leistungsnachweisen zählen also eventuelle Abschlusspräsentationen (Werkvertrag) oder bestätigte Stundenzettel (Dienstvertrag) vom Kunden bzw. natürlich ob die Rechnungen mit den gestellten Verträgen übereinstimmen. Wahrscheinlich bei B2C Unternehmen weniger relevant als für B2Bs.

8. Seit 12 Jahren mache ich Audits mit, folgendes Thema hatte ich noch nie auf dem Tisch und schon gar nicht in einem Start-up: „Es fehlt noch eine Analyse, ob es laufende Projekte gibt, die sich ggf. nicht rechnen (Drohverlustrückstellung).“ Hä?, wie bitte? Ich persönlich würde es unter „wir müssen noch mehr Stunden schreiben, dass sich die Rechnung auch lohnt“ kategorisieren. Aber wenn man den Bestätigungsvermerk braucht, hilft diese Kategorie auch nicht weiter. Genau wie ich es in meiner Toolbox und in meinem vorigen Blog Artikel beschreibe, Ihr müsst wissen was Euch Eure Projekte kosten. Eine ROI Kostenrechnung für jedes Projekt ist nun nicht mehr ein Nice-to-have, sondern auch ein Must-have von Anfang an. Ich habe es unter das Thema Transparenz und Controlling gegliedert, das es irgendwann auch mal ein Auditthema wird, damit habe ich nicht gerechnet. Also habt Ihr größere Kundenprojekte, trackt Eure Kosten, die Zeiten, und sonstige direkte Kosten wie Cloudkosten, Lizenzkosten, etc. Es gibt ein Template hierzu in meiner Toolbox.

9. Verträge, Verträge, Verträge. Auch Arbeitsverträge waren ein Thema dieses Jahr. In einer großangelegten Stichprobe wurden Anfangsdaten, Ausstiegsdaten, Gehaltserhöhungen, Boni, etc. gecheckt. Achtet bei den Arbeitsverträgen darauf, dass ihr nicht aus Versehen einen Sonntag oder Feiertag als ersten Arbeitstag in den Vertrag schreibt. Auch eventuell gezahlte Signing Boni, Schulungen, etc. müssen genau dokumentiert sein und im Falle eines Ausscheidens beim Offboarding des Mitarbeiters berücksichtigt werden und eventuell von diesem zurückgezahlt werden (wenn vertraglich vereinbart).

10. In diesem Jahr wurde das 1. Mal unser Reporting + Budget durchleuchtet. Und wenn ich durchleuchtet sage, meine ich wirklich komplett durchgeprüft. Budgetannahmen waren ein Thema und ob auch die Sales ja nicht zu hoch budgetiert sind. Going Concern ist hier das Motto. Gerade wenn die Runway im folgenden Jahr oder sogar laufendem Jahr ausläuft, ist ein valides Budget unglaublich wichtig. Das ein Start-up eine gewisse Runway hat, ist eigentlich nichts Neues, aber hier wird jetzt schneller die Going-Concern-Frage gestellt.

Egal ob großes oder kleines Unternehmen, Dokumentation ist alles. Wirtschaftsprüfer stehen unter Beobachtung und unter einem enorm hohen Druck sich keine Fehler zu leisten. Ein Treuhandkonto mit 3000 Euro drauf, führt hier schnell zu einer großen Diskussion. Auch wenn es erstmal übertrieben erscheint, es wird Euch irgendwie doch auch helfen. Eine saubere Basis führt auch zu mehr Transparenz und besseren Entscheidungen. Timetracking zum Beispiel nervt, aber hilft Euch auch bei Margen- und ROI Kalkulationen. Bilanzierungsmemos klingen langweilig, werden Euch dann aber langfristig Zeit sparen, Euch zu überlegen, wie Ihr was bucht, usw. Und so ist es wie bei allem im Leben, eine schlechte Sache, bringt auch immer etwas Gutes mit sich.

Noch ein Tipp, passt mit den Mehraufwendungen vom Wirtschaftsprüfer auf. Lasst Euch nicht einfach irgendwelche Stunden aufbrummen, es werden auch gerne Stunden geschrieben bzw. vorab ein günstiges Angebot gemacht und im Nachgang Kosten geschrieben. Lasst Euch hier alles genau aufschlüsseln, auch die müssen Time-Tracking machen 😉 Das kann man auch von der Wirtschaftsprüferkammer prüfen lassen. Mir wurde dieses Jahr ein Rabatt angeboten, wenn ich nicht über die Stunden diskutiere. Absolut inakzeptabel und sollte gemeldet werden. Auch müssen Mehraufwendungen vorab abgesprochen werden, sie dürfen nicht als Überraschung einfach so in Rechnung gestellt werden.

Welche Erfahrungen habt Ihr in diesem Jahr gemacht? Über Ergänzungen und Feedback freue ich mich: jana@startfinance-now.com . In meiner Start-Finance Toolbox bekommst Du die wichtigsten Tipps und Tricks für das richtige Set-Up Deiner Finanzprozesse. Du musst das Rad nicht neu erfinden und mit den Tools wirst Du Dir einiges an set-up Stunden ersparen. Gerne helfe ich Dir auch persönlich in einem- oder mehreren Workshops, Deine Prozesse zu analysieren und Lösungen zu finden. Schreibe mir gerne, ich freue mich von Dir zu hören.