{"id":270,"date":"2022-04-15T20:24:51","date_gmt":"2022-04-15T18:24:51","guid":{"rendered":"https:\/\/startfinance-now.com\/deshalb-sollten-startups-auf-eine-reisekosten-software-setzen-2\/"},"modified":"2023-06-25T13:39:44","modified_gmt":"2023-06-25T11:39:44","slug":"deshalb-sollten-startups-auf-eine-reisekosten-software-setzen-2","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/startfinance-now.com\/de\/deshalb-sollten-startups-auf-eine-reisekosten-software-setzen-2\/","title":{"rendered":"Deshalb sollten Startups auf eine Reisekosten-Software setzen"},"content":{"rendered":"<p>By Jana Ludwig-Martyushev and <a href=\"https:\/\/www.circula.com\/?utm_medium=organic&amp;utm_source=HubSpot&amp;utm_campaign=\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><u>Circula<\/u><\/a>  \u2013  Apr 6,   2022<\/p>\n<p>In allen Unternehmen, in denen ich in den letzten 13 Jahren gearbeitet habe, egal ob es sich um ein Start-up, ein mittelgro\u00dfes Unternehmen oder einen Konzern handelte, gab es immer wieder Probleme mit den Reisekosten. Das lag gr\u00f6\u00dftenteils an veralteten Prozessen, keiner klaren Kommunikation und schlecht aufgesetzten Reisekostenrichtlinien. Die meisten Early Stage Start-ups haben nur wenig Geld, um sich allerlei Tools anzuschaffen, und meiner Meinung nach braucht es am Anfang auch nur sehr wenige Softwarel\u00f6sungen, um erfolgreich zu starten. Es ist viel wichtiger, saubere Prozesse und eine l\u00fcckenlose Buchhaltungshygiene aufzusetzen als in teure Software zu investieren. Einer der wenigen Tools, die ein Startup dennoch braucht, ist ein Reisekosten-Tool.<\/p>\n<p><strong>Die traditionelle Reisekostenabrechnung bedeutet Zeitverlust<\/strong><\/p>\n<p>Ohne die Implementierung einer Reisekosten-Software ist die Erstellung der Reisekostenabrechnung f\u00fcr alle Beteiligten mit einem hohen b\u00fcrokratischen Aufwand verbunden. Kommt es dann noch zu einigen Nachfragen seitens der Mitarbeiter:innen oder entsteht ein pl\u00f6tzlichen Fehler in der Buchhaltung, kann der Abrechnungsprozess schnell viele Stunden nach sich ziehen Zeit, die ein Startup einfach nicht hat. Aber warum sind die Prozesse bei der traditionellen Reisekostenabrechnung derartig ineffizient? Um diese Frage zu beantworten lohnt es sich einen Blick auf die typischen Aufgaben eines Unternehmens zu werfen, welches ohne die Hilfe einer Reisekosten-Software auskommen muss:<\/p>\n<ul>\n<li>Die Reisedaten werden in Excel erfasst und ausgedruckt<\/li>\n<li>S\u00e4mtliche Belege der Reisenden m\u00fcssen  gesammelt und korrekt zugeordnet werden<\/li>\n<li>Belege werden abgeheftet und an die Reisekostenstelle oder an den externen Dienstleister geschickt<\/li>\n<li>Die Belege m\u00fcssen h\u00e4ndisch auf Konformit\u00e4t der Reiserichtlinie und steuerlichen Anforderungen gepr\u00fcft werden<\/li>\n<li>Alle genutzten Kreditkarten der Mitarbeiter:innen m\u00fcssen von Hand zugeordnet werden<\/li>\n<li>Korrekte Steuers\u00e4tze und eventuelle Pauschalen m\u00fcssen selbst recherchiert werden<\/li>\n<\/ul>\n<p>Diese Prozesse erf\u00fcllen zwar im Allgemeinen ihren Zweck, ben\u00f6tigen aber viele Ressourcen und verschlingen noch mehr Arbeitszeit, die Angestellte f\u00fcr wichtigere Aufgaben verwenden k\u00f6nnen. Mitarbeitende in der Buchhaltung beno\u0308tigen mit der richtigen Software nur noch einen Bruchteil der Zeit fu\u0308r die Weiterverarbeitung von Reisebuchungen, was zu erheblichen Kosteneinsparungen fu\u0308hrt.<\/p>\n<p><strong>Diese Vorteile bietet eine Reisekosten-Software <\/strong><\/p>\n<p>Mit einer Reisekostenabrechnungs-Software k\u00f6nnen Startups ihre Fahrtkosten, \u00dcbernachtungskosten, Verpflegungskosten und Reisenebenkosten abrechnen. Das Angebot an Reisekosten-Anwendungen ist aber sehr gro\u00df, daher ist es nicht immer leicht zu erkennen, wo die genauen Unterschiede liegen. Daher ist es wichtig, dass sich Unternehmen unbedingt Zeit nehmen, um die Funktionen und die Eignung f\u00fcr ihr Unternehmen pr\u00fcfen.<\/p>\n<p>Einer der gr\u00f6\u00dften Vorteile von Reisekosten-Apps sind:<\/p>\n<ul>\n<li>A\u0308nderungen an eingereichten Reisekosten sind stets nachvollziehbar<\/li>\n<li>Vermeidung von Fehlern bei der U\u0308bertragung<\/li>\n<li>Einfache Handhabung unterstu\u0308tzt Einhaltung der Fristen<\/li>\n<li>Revisionssichere Speicherung der Belege<\/li>\n<li>Integriertes Genehmigungsverfahren<\/li>\n<li>Erhebliches Zeitersparnis bei der Erstellung der Reisekostenabrechnung<\/li>\n<li>Schnellere Auszahlung der Spesen sorgen f\u00fcr zufriedenere Mitarbeiter:innen<\/li>\n<\/ul>\n<p>Des Weiteren bieten Reisekosten-Apps handfeste wirtschaftliche Vorteile im Vergleich zur traditionellen Buchhaltung. Gleichzeitig hilft der enormen Zeitgewinn den Angestellten sich wichtigeren Aufgaben widmen, um das Unternehmen im Wettbewerb nach vorne zu bringen.<\/p>\n<p><strong>Merkmale einer guten Reisekosten-Software<\/strong><\/p>\n<p>Egal f\u00fcr welches Tool sich schlussendlich entschieden wird, eine 100-Prozentige Erfolgsgarantie gibt nicht. Dennoch gibt es einige Merkmale, die eine gute Reisekosten-Software von einer schlechten unterscheiden:<\/p>\n<p><strong>1. Belegersetzend und mobil: <\/strong><br \/>\nFu\u0308r Mitarbeiter:innen reduziert sich der Aufwand fu\u0308r ihre Reisekosten- und Spesenabrechnung  spu\u0308rbar, wenn mithilfe einer mobilen App Quittungen bereits wa\u0308hrend der Reise einscannt werden k\u00f6nnen und sich Belege mit wenigen Klicks zur Abrechnung hinzufu\u0308gen lassen. Wird eine GoBD-konforme App genutzt und erfu\u0308llt der Belegscan die rechtlichen Anforderungen, muss das physische Dokument nicht einmal aufgehoben werden.<\/p>\n<p><strong>2. Schnittstellen kompatibel f\u00fcr zus\u00e4tzliche Effizienz:<\/strong><br \/>\nDie Reisekosten-Software sollte gen\u00fcgend Schnittstellen aufzeigen und sich mit weiteren Finanzanwendungen problemlos integrieren lassen. Insbesondere Unternehmen, die DATEV Unternehmen Online nutzen, sollten sich vergewissern, dass die Software eine Anbindung unterstu\u0308tzt. Zus\u00e4tzlich sollte die Anwendung die Erstellung von Reisekostenrichtlinien erlauben. Mit diesen k\u00f6nnen individuelle Regelungen und Budgets auf Abteilungs- und Einzelebene festgelegt werden.<\/p>\n<p><strong>3. Revisionssicher und Datenschutzkonform: <\/strong><br \/>\nNicht jede Reisekosten-Software erfu\u0308llt die strengen Regularien der GoBD und DSGVO an Nachvollziehbarkeit und unvera\u0308nderliche Archivierung. Das ist ziemlich problematisch, denn ohne die Zertifizierung ist die Anwendung f\u00fcr deutsche Unternehmen praktisch wertlos. Deshalb sollte stets darauf geachtet werden, ob die Reisekostenabrechnungs-Software alle Anforderung erf\u00fcllt um in keine rechtlichen Schwierigkeiten zu geraten.<\/p>\n<p><strong>4. Ein hohes Ma\u00df an Benutzerfreundlichkeit: <\/strong><br \/>\nDie beste Reisekosten-App, bringt rein gar nichts, wenn sie von den Besch\u00e4ftigten nicht genutzt wird. Beschweren sich die Besch\u00e4ftigten \u00fcber die hakelige  Benutzeroberfl\u00e4che oder haben sie Schwierigkeiten sich zurechtzufinden, dann werden auch die Abl\u00e4ufe langsamer und das einstige Potenzial der Reisekosten-Software verschwindet fast g\u00e4nzlich. Damit Unternehmen nicht erst in diese problematische Situation gelangen, sollten sie die Anwendung erst einmal testen. Jeder seri\u00f6se Anbieter wird einen kostenlosen Testzugang anbieten k\u00f6nnen. Unternehmen k\u00f6nnen in diesem Zeitraum die Anwendung kennenlernen und gemeinsam entscheiden, ob die Software den gew\u00fcnschten Anspr\u00fcchen auch gerecht wird.<br \/>\n<strong>5. Automatisiert von der Einreichung bis zum Export<\/strong><br \/>\nEine Reisekosten-Software entfaltet erst ihr vollst\u00e4ndiges Potenzial, wenn sie selbstst\u00e4ndig arbeitet und somit den Reisenden und der Finanzabteilung die Arbeit abnimmt. Dazu z\u00e4hlen z. B. das eigenst\u00e4ndige Extrahieren von Belegdaten oder das automatische Anlegen von Buchungen. Doch auch Features wie die Identifizierung von Rechnungsduplikaten kann die Arbeit enorm erleichtern. Eine gute Reisekosten-Software bietet eine Handvoll von verschiedenen Automatismen, die f\u00fcr eine Erstellung einer Reisekostenabrechnung nur wenige Sekunden brauchen.<\/p>\n<p><strong>Fazit<\/strong><br \/>\nJunge Unternehmen sollten von Beginn an pr\u00fcfen, f\u00fcr welche Prozesse sich eine Software-L\u00f6sung eignet. F\u00fcr die Reisekostenabrechnung ist ein gutes Tool in jedem Fall zu empfehlen. Manche L\u00f6sung ist allerdings nicht wirklich benutzerfreundlich und verkompliziert dadurch sogar noch den Abrechnungsprozess. Anders sieht es da bei dem <a href=\"https:\/\/www.circula.com\/de\/product\/expenses\">Reisekosten-Tool<\/a> von Circula aus. Die Software erf\u00fcllt alle f\u00fcnf aufgezeigten Merkmale einer guten Reisekosten-Software mit Bravour und geht sogar einen Schritt weiter. Noch nie war das Einreichen von Belegen und das Erstellen einer Reisekostenabrechnung derart einfach. Alles geschieht in wenigen Klicks, egal ob auf dem Smartphone oder installationsfrei am PC. Deshalb meine Empfehlung an alle Startups: Macht Schluss mit der traditionellen Buchhaltung und setzt auf Circulas L\u00f6sung, wenn ihr wirklich Zeit und Geld sparen wollt!<\/p>\n<p>Jana ist Erbsenz\u00e4hlerin by heart, B\u00f6rseninteressierte und Weltverbesserin. Ihre Mission ist es Start-ups mit grandiosen Ideen davor zu bewahren zu scheitern. Viele Start-ups schaffen es nicht \u00fcber die ersten 3 Jahre hinaus und einer der gravierendsten Gr\u00fcnde ist das Interesse bzw. das Wissen an und \u00fcber Finanzen. Das m\u00f6chte Jana \u00e4ndern. Sie arbeitet als Finance Coach f\u00fcr Start-ups und hat eine <a href=\"https:\/\/de.startfinance-now.com\/finance-toolbox\"><u>Toolbox<\/u><\/a> entwickelt, die jungen Unternehmen hilft in 10 einfachen Schritten ihre Finanzprozesse in den Griff zu bekommen.<\/p>\n<p>Circula ist der ideale Partner f\u00fcr Ihre Mitarbeiterauslagen. Mithilfe der <a href=\"https:\/\/www.circula.com\/de\/product\/expenses\"><u>Reisekosten App<\/u><\/a> von Circula lassen sich alle Ausgaben von Mitarbeitern einfach abrechnen \u2013 Pauschalbetr\u00e4ge, Barauslagen, Fahrtkosten und Auslagen.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/blog.circula.com\/author\/jana-ludwig-martyushev\">Jana Ludwig-Martyushev<\/a> ist Gr\u00fcnderin von <a href=\"https:\/\/www.startfinance-now.com\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><u>Start Finance Now<\/u><\/a>, einem Finanzcoaching f\u00fcr Frauen und Start-ups.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>By Jana Ludwig-Martyushev and Circula \u2013 Apr 6, 2022 In allen Unternehmen, in denen ich in den letzten 13 Jahren gearbeitet habe, egal ob es sich um ein Start-up, ein mittelgro\u00dfes Unternehmen oder einen Konzern handelte, gab es immer wieder Probleme mit den Reisekosten. 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